MAKALAH
Disampaikan untuk
Memenuhi Tugas Kuliah
yang Dipresentasikan
Di Seminar Kelas Mata Kuliah Manajemen
Humas
Dosen:
Faishal
Haq, M.Pd.I
Oleh:
Sudi Haryadi
Teguh
Prasetya
Manajemen Pendidikan
Islam
Sekolah
Tinggi Agama Islam Luqman al-Hakim
Hidayatullah - Surabaya
2015
KATA PENGANTAR
Segala
puji bagi Allah SWT yang telah memberikan kepada kita nikmat yang sempurna,
yaitu nikmat Islam. Bagi-Nya segala puji apa yang di langit dan di bumi, di
dunia hingga akhirat. Bagi-Nya segala syukur atas kebaikan dianugerahkan kepada
semua manusia. Semoga nikmat-Nya selalu diabadikan kepada kita selama-lamanya.
Semoga kita diberi kekuatan untuk bersyukur kepada-Nya.
Pada
kesempatan ini, pemakalah hendak menyajikan “Cakupan, Kegunaan, & Media Humas Eksternal”, dengan
keterbatasan waktu maupun referensi dalam menyajikan makalah ini, tentu banyak
sekali kekurangan dalam makalah yang saya buat ini. Sehingga pemakalah memohon
maaf yang sebesar-besarnya atas kesalahan pemakalah.
Semoga
dapat menambah pengetahuan dan khazanah, Insya Allah.
Penulis,
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Perkembangan dunia pendidikan semakin maju. Hal itu
ditandai dengan kualitas dan kuantitas lembaga pendidikan yang semakin membaik.
Kesuksesan dan keberhasilan tersebut tidak lepas dari peran semua
komponen-komponen pendidikan yang mampu menjalankan fungsi dan tugasnya
masing-masing dengan baik. Sebuah sistem yang baik maka akan menghasilkan
proses yang baik dan hasil yang dicapai pun akan baik pula. Disinilah letak
vital dari pada peran humas dalam mensosialisasikan sebuah lembaga pendidikan
kepada masyarakat.
Dalam rangka membangun kepercayaan masyrakat, humas eksternal
memiliki tugas yang tidak ringan. Membangun dan mempertahankan stigma sebuah
lembaga pendidikan sangat bergantung kepada kontribusi humas eksternal lembaga
yang bersangkutan.
B. Rumusan masalah
1. Pengertian humas Eksternal ?
2. Jurna Eksternal ?
3. Media Audiovisual ?
4. Literatur
Edukatif ?
5. Komunikasi
lisan ?
6. Pameran ?
7. Seminar dan
Konferensi ?
8. Sponsor ?
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Humas Eksternal
Humas
eksternal adalah keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan
berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara citra sekolah
(lembaga) dan saling pengertian antara sekolah /lembaga pendidikan dengan
segenap elemen yang berada di luar lingkungan sekolah.[1]
Dari definisi di atas maka humas eksternal
diharapkan secara terencana dan berkesinambungan mampu melaksanakan tugasnya
dengan baik. Jadi humas eksternal memiliki peran sebagai alat komunikasi bagi
sekolah / lembaga pendidikan di dalam menyukseskan kegiatan dan visi misi
sekolah.
Sebagai alat komunikasi, humas eksternal
berhubungan dengan pihak-pihak yang masih ada hubungan dengan sekolah. Secara
sederhana humas berinteraksi dengan khalayak pendidikan yaitu, komite sekolah,
pemerintah, wali murid, institusi luar, perusahaan, bisa juga LSM, dan juga
media dan wartawan yang dapat dijadikan sebagai penunjang terhadap kemajuan
pendidikan.
Hubungan dengan publik diluar sekolah
merupakan keharusan yang mutlak. Karena sekolah tidak mungkin berdiri sendiri
tanpa bekerja sama dengan pihak pihak yang lain. Karena itu sebuah
lembaga atau sekolah harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan
publik-publik dan masyarakat yang berada diluar lembaga atau sekolah.
Salah satunya dengan melakukan komunikasi
dengan publik ekstern secara informatif dan persuasif. Informasi yang
disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna berdasarkan fakta yang
sebenarnya. Secara persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar
membangkitkan perhatian komunikan (publik) sehingga timbul rasa tertarik.
B. Jurnal Eksternal
Proporsi keberadaan jurnal eksternal hanya 15
persen dari jurnal internal. Tapi, di Amerika Serikat media ini sudah menjadi
alat utama humas sejak pertengahan abad kesembilan belas. Jurnal eksternal yang
pertama diterbitkan oleh Singer company (perusahaan pembuat mesin jahit yang
pertama di dunia). Jurnal eksternal tersebut sengaja di buat untuk para pemakai
mesin jahit. Kemunculan jurnal itu selanjutnya menjadi bagian dari sejarah
humas universal.
Jurnal Eksternal tidak harus diartikan
semata-mata sebagai suatu bentuk terbitan tentang suatu perusahaan yang
dibagikan kepada pihak-pihak luar. Pihak luar tidak akan tertarik dengan
masalah - masalah yang dihadapi oleh suatu organisasi. Apalagi dewasa ini
pilihan bacaan sudah demikian banyak, termasuk majalah -majalah prestisius.
Majalah -majalah seperti itu jelas lebih menarik untuk dibaca daripada
sekedar terbitan yang mengisahkan berbagai keributan yang terjadi di suatu
organisasi. Jadi, sama halnya dengan majalah atau terbitan umum, jurnal
eksternal harus dibuat sedeikian rupa sehingga dapat menjangkau khalayak yang
dituju.[2]
Bila
dibandingkan dengan pihak internal, pihak eksternal tentu saja lebih bermacam-macam.
Oleh karena itu, suatu perusahaan perlu menetapkan lebih dahulu siapa khalayak
pembaca dari jurnal eksternal yang hendak diterbitkannya. Pihak-pihak yang
sering menjadi khalayak pembaca jurnal eksternal adalah sebagai berikut:
1. Para distributor: Mereka ini perlu mendapatkan jurnal eksternal dalam
rangka pengakraban hubungan, menddik mereka bagaimana caranya menggunakan
produk atau jasa perusahaan dengan baik, membantu mereka menjalankan operasi
usahanya secara lebih efisien serta memberi petunjuk bagi mereka bagaimana
mempromosikan penjualan.
2. Para pengguna dan konsumen: Mereka juga perlu mendapat jurnal eksternal agar lebih
mengetahui keunggulan dan tata cara pemakaian produk dan jasa yang dihasilkan
oleh perusahaan. Untuk produk yang berupa komponen atau bahan baku maka
pihak-pihak yang merupakan penggunanya adalah para perakit, formulator, serta
para produsen sekunder.
3. Patron: Yang dimaksud
patron disini adalah pihak-pihak yang secara tidak langsung berhubungan dengan
operasi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan, namum mereka memiliki
kaitan-kaitan tertentu dan potensi yang penting.
4. Para pemimpin atau pencipta pendapat umum: karena mereka sangat berpengaruh,mereka perlu
diberitahu mengenai sejarah, kebijaka, prestasi, karya riset, dan berbagai
aspek lainnya dari suatu organisasi. Dengan cara demikian diharapkan mereka
akan memiliki pendapat yang baik mengenai organisasi tadi.
5. Calon konsumen : Contoh calon konsumen adalah anak-anak. pesan-pesan
mengenai kesehatan, ketertiban, dan sebagainya dapat disampaikan melalui komik
atau majalah anak-anak.
Sejauh mana
sebuah media dibaca, dinikmati, dan menimbulkan pengaruh perlu diketahui untuk
memperthankan atau meningkatkan kualitasnya.hanya saja, pengukuran secara tepat
agak sulit dilakukan. Meskipun demikian, ada beberapa cara yang biasa ditempuh
guna mengukur sejauh mana suatu media telah berhasil menyentuh para pembacanya.[3]
Antara lain adalah sebagai berikut:
1. Survei pembaca: Pada survei ini para pembaca diminta mengisi suatu
kuesioner serta menyertakan pendapatnya mengenai suka atau tidak sukanya
mereka terhadap suatu media.
2. Kompetisi: Jika suatu
majalah sering mendapat saingan dari ”muka-muka” baru yang ingin menampilkan
sosok atau liputan sejenis, itu menunjukan majalah tadi cukup menarik dan
diminta pembaca.
3. Surat-surat pembaca: Dipublikasikan atau tidak, jumlah surat pembaca dapat
menunjukan sejauh mana mereka menaruh minat dan perhatian atas suatu jurnal.
4. Respon terhadap iklan: Apabila produk-produk yang diiklankan di suatu majalah
mengalami lonjakan angka penjualan maka minat dan kepercayaan masyarakat
terhadap majalah itu tinggi.
5. Pengutipan artikel: apabila suatu jurnal sudah memiliki jangkauan yang
cukup luas dan dipercaya maka berbagai aritkel yang dimuatnya akan sering kali
dikutip dan dimanfaatkan secara luas.
6. Dampak: Yang
dimaksud dengan dampak disini adalah hasil-hasil nyata dari usaha humas yang
dilakukan melalui jurnal eksternal.
C. Media Audiovisual
Ini merupakan
salah satu kemajuan penting didunia media yang harus diperhatikan oleh para
praktisi humas. Tidak seperti pers, radio,dan televisi, perangkat audiovisual
adalah suatu media yang bercakupan terbatas yang dimiliki dan sepenuhnya
dikendalikan oleh pihak tertentu yang diarahkan kepada khalayak yang
bersifat terbatas pula. Penerapan sistem ini memerlukan sejumlah lembaga
pendukung,seperti perpustakaan film (dalam kaset-kaset video) yang sanggup
menyimpan, memelihara, serta mendistribusikan kaset-kaset rekaman tersebut kepada khalayak.[4]
Sebelum
membuat media audiovisual, kita terlebih dahulu menentukan apa tujuannya, siapa
khalayaknya, seberapa jauh jangkaunnya, dan bagaimana caranya khalayak tersebut
ditentukan.
1. Tujuan: Audiovisual adalah salah satu alat untuk
menjangkau khalayak dalam rangka mengkomunikasikan pesan khusus demi mencapai
tujuan-tujuan tertentu.
2. Khalayak: Apakah
informasi yang disajikan melalui audiovisual dan gaya penyajiannya sudah cocok
dengan khlayak yang ehndak dituju? Apakah pernik-pernik teknis perlu diuraikan
kepada khalayak? Bisakah urainnya dibuat sesederhana mungkin tanpa mengurangi
maknannya? Setiap jenis khalayak memerlukan perlakuan yang tentu saja
berlainan.
3. Masa liputan: Jika media audiovisual hendak dipakai dalam waktu lama
maka selama berlangsungnya proses perekaman, hal-hal yang terkait dengan waktu
perlu dihindari, misalnya saja, kita tengah merekam kehidupan sehari-hari di
suatu organisasi maka hal-hal seperti mode pakaian, bentuk kendaraan,
dan berbagai hal lainnya yang identik dengan suatu kurun waktu atau
periode tertentu hendaknya dijauhi.
D. Literatur Edukatif
Berbeda dari
literatur penjualan, literatur edukatif adalah semua bahan cetakan yang dibuat
untuk menjelaskan atau mendorong digunakannya suatu produk atau
jasa pelayanan, atau berbagai manfaat dan nilai dari produk tadi. Yang termasuk
dalam kategori ini adalah lembaran resep dan buku masakan yang khusus di
terbitkan menyertai sebuah produk. Kita sering menemukan lembaran seperti ini
pada produk mentega atau minyak goreng. Produk pestisida biasanya juga disertai
dengan petunjuk-petunjuk cara nerawat tanaman,dan ada juga beberapa produk
tertentu (buku agenda) yang disertai dengan sisipan peta.[5]
E. Komunikasi Lisan
Penyampaian suatu uraian secara lisan, mungkin juga
dengan didukung oleh peralatan audiovisual, merupakan salah satu kegiatan humas
yang penting. Beberapa organisasi bahkan telah memperkerjakan para pembicara
secara permanen dan diserahi tugas khusus untuk menyampaikan penjelasan
mengenai organisasinya di berbagai club dan perkumpulan masyarakat. Ada pula
perusahaan yang menyewa pembicara dari luar secara freelance. Tapi akan lebih
baik jika pembicara tersebut merupakan salah seorang pegawai atau orang dalam
organisasi yang benar-benar menegetahui seluk beluknya.[6]
F. Pameran
Humas pameran
adalah pelaksana fungsi-fungsi humas melalui penyelenggaraan pameran atau
ekshibisi. Pada umumnya, pameran dagang atau pameran-pameran yang terbuka untuk
umum merupakan suatu media ikaln,karena tujuan penyelenggaraan pameran
tersebut adalah untuk memperkenalkan suatu produk kepada ,masyarakat agar
mereka lantas tertarik, kemudian membelinya.Sebenarnya, kegiatan humas juga
dapat memanfaatkan acara pameran untuk mencapai tujuan-tujuannya. Dan yang
tidak kalah pentingnya adalah hal yang sebaliknya, yakni kegiatan-kegiatan
humas tersebut juga bermanfaat menunjang keberhasilan dari suatu
penyelenggaraan pameran atau ekshibisi. Acara promosi lewat pameran akan lebih
berhasil memikat para konsumen jika acara itu disertai program humas. Dengan
demikian,terdapat keterkaitan yang sangat erat antara kegiatan humas dan acara
pameran. Pameran juga merupakan satu-satunya media periklanan yang menyentuh
semua pancaindra; mata, telinga, hidung, lidah, dan kulit.dll[7]
1. Manfaat Humas Pameran
Para promotor pameran sering menggunakan dalam bentuk
acara pameran itu sendiri (ingat, pameran merupakan salah satu bentuk media
humas, dan inilah yang disebut humas pameran) dalam rangka memberitahukan
pesan-pesannya kepada setiap calon peserta pameran dan pengunjung, serta untuk
mendukung tercapainya tujuan-tujuan dari setiap peserta atau partisipan acara
pameran. Media humas lainnya yang juga sering digunakan di tengah
berlangsungnya pameran adalah sebuah pos atau pusat penerangan yang melayani
segenap peserta pameran dan juga para pengunjung, terutama bagi kalangan media
massa.
2. Variasi Pameran
Adapun jenis-jenis ekshibisi atau pameran dapat
diklasifikasikan sebagai berikut;
a. Pameran umum (public exhibition), yakni pameran
yang bertujuan untuk memperkenalkan suatu organisasi atau produknya,atau suatu
hal khusus kepada khalayak umum.
b. Pameran dagang (trade exhibition), yakni suatu
pameran yang khusus bagi kalangan atau pihak tertentu, mulai dari para
pengunjung pameran, perusahaan-perusahaan bonafide, calon pembeli, instansi
pemerintah yang menangani perdagangan dan unsur-unsur lainnnya dari komunitas
bisnis.
c. Pameran luar ruang (outdoor exhibition), seperti indonesia
Air Show serta berbagai macam pameran produk nerukuran besar, pameran
produk-produk pertanian dan pameran pedesaan lainnya yang biasanya memadukan
acara-acara hiburan dan pameran dagang.
d. Pameran terbatas ( private exhibititon), diadakan dalam
ruangan,baik itu dalam sebuah gedung milik sendiri maupun gedung sewaan, hanya
untuk para tamu undangan.
3. Karakteristik Khusus Pameran
Pameran modern yang biasa dipraktekkan dewasa ini
sebenarnya berakar dari kebiasaan dagang di Eropa sejak abad keenam belas. Pada
masa itu,seorang pedagang yang menjajakan barang-barangnya selalu menyertainya
dengan acara atau atraksi hiburan untuk menarik pembeli.Nuansa kegembiraan
seperti itulah yang hendak diciptakan melalui kegiatan pameran,baik itu ynang
dilksanakan di lapangan terbuka maupun di gedung yang megah.
Pameran adalah bentuk media iklan yang lain dari yang
lain, karena media pameran bisa merangsang terjadinya penjualan secara langsung
oleh para pengunjung pameran. Berikut ini adalah sejumlah karakteristik khas
pameran:[8]
a. Mudah menarik perhatian
b. Waktu yang longgrar
c. Peluang percobaan prototip
d. Peluang pertemuan tatap muka
e. Acara demonstrasi dan pembagian sampel
f. Adanya suasana akrab dalam pameran
4. Perencanaan dan Pelaksanaan Pameran
Suatu organisasi peserta pameran harus sudah menetapkan
rencana kegiatan humas begitu ia memesan tempat pada suatu pameran yang hendak
di selenggarakan. Berikut hal-hal yang perlu dipertimbangkan oleh setiap
perusahaan yang akan mengikuti suatu pameran, sebelumia mengambil keputusan
untuk memesan tempat atau salah satu stan di pameran tersebut:
a. Penyelenggara
b. Waktu dan tempat
c. Biaya stan
d. Sarana-sarana penunjang
e. Publikasi
f. Bongkar pasang
g. Humas
Dalam bukunya yang berjudul exhibitions and coferences
from A to Z (Modina press,1989), Sam Black mengemukakan pandangan dasarnya
sebagai berikut: “Pameran-pameran dikunjungi orang-orang yang berniat untuk
menyaksikan sendiri barang tertentu.foto,diagram,dan berbagai ilustrasi memang
penting perannya dalam menyajikan informasi-informasi teknis dan yang bersifat
umum, namun hendaknya lebih diutamakan alat-alat pameran yang bersifat tiga
dimensi, karena hal itu jauh lebih menarik dan juga lebih persuasif.
5. Evaluasi Penyelenggaraan Pameran
Keberhasilan pameran tidak bisa diukur begitu saja atas
dasar jumlah pengunjung yang mendatanginya. Sebagai contoh, sebuah pameran
tentang perumahan atau paket jasa hiburan akan berharga bila didatangi oleh
rombongan keluaga yang merupakan konsumen produk tersebut. Sedangkan dalam
pameran bisnis yang dibatasi untuk kalangan pengusaha, yang akan lebih
diperhitungkan tentunya adalah senioritas dan daya beli dari masing-masing
pengunjung tersebut.[9]
G. Seminar dan Konferensi
Guna menunjang penggunaan berbagai media yang telah
diuraikan di atas (misalnya audiovisual atau komunikasi lisan), ada baiknya
jika suatu perusahaan menyelenggarakan suatu pertemuan khusus untuk khalayak.
Bentuk pertemuan itu bisa berupa seminar atau konfermasi. Penyelenggaraan suatu
konferensi kehumasan mirip dengan penyelenggaraan resepsi pers. Bedanya,waktu
penyelenggaraan konferensi humas lebih lama(paling tidak satu hari
penuh), melibatkan lebih banyak peserta atau tamu, programnya lebih ekstensif
(melibatkan sejumlah pembicaraan dan harus didukung dengan peralatan
audiovisual yang baik), dan tentu saja memerlukan biaya yang lebih banyak. Pos
pengeluaran yang cukup besar antara lain harus dialokasikan untuk penyewaan
ruangan atau gedung yang cukup refresentatif dan untuk pembayaran katering.[10]
H. Sponsor
Sponsor adalah
penyediaan dukungan finansial untuk suatu acara, subjek, kegiatan, lembaga,
atau individu yang dianggap memang pantas menerimanya. Cikal bakalnya bermula
dari patronage, yakni perlindungan serta penyediaan bantuan dana oleh
para bangsawan dan hartawan kepada para artis dan musisi. Beethoven dan Mozart
takkan sanggup berkarya tanpa adanya patronage yang membebaskan mereka dari
tekanan kemiskinan. Demikian pula dengan Leonardo Da Vinci, yang takkan leluasa
berkarya tanpa adanya bantuan dan perlindungan dari Duke of Milan. Di masa-masa
berikutnya, para miliarder industrialis ternama seperti Tate, Carnegie, Ford,
dan Morris menghibahkan sejumlah besar uangnya untuk mendirikan yayasan atau
lembaga-lembaga pemberi sponsor.[11]
1. Jenis-jenis Sponsor
Ada tiga jenis
sponsor yang masing-masing dibedakan berdasarkan tujuannya, yakni: a. Penyediaan
sponsor untuk iklan, b. Untuk pemasaran, c. untuk tujuan humas.
2. Manfaat dan Alasan sponsor
Siapa saja yang bersedia menyediakan sponsor pasti ingin
agar jati diri atau lembaganya meraih reputasi mengesankan, memiliki nama harum
,atau agar dikenal secara luas. Dengan demikian, pada dasarnya setiap
penyediaan sponsor selalu mengandung fungsi kehumasan.
Adapun alasan-alasan pokok bagi penyediaan sponsor secara
umum dapat dirangkum sebagai berikut:
a. Untuk melancarkan suatu kampanye periklanan, melalui
publikasi nama serta produk-produk perusahaan yang seluas-luasnya oleh media
massa yang meliput jalannya peristiwa atau acara yang disponsorinya tersebut.
b. Untuk mendukung strategi atau kebijakan pemasaran.
c. Untuk memperlihatkan niat baik organisasi atau
perusahaan dalam tanggung jawab sosialnya.
3. Cakupan Bidang Sponsor
Ada beberapa bidang atau kegiatan sponsor yang populer
adalah sebagai berikut; Acara-acara OAlahraga, Acara-acara kebudayaan,
Penerbitan atau Publikasi, ekshibisi atau pameran, pendidikan, Acara
penghargaan profesional, Acara-acara lokal.
4. Beberapa Pertimbangan dalam Pemberian Sponsor
a. Memastikan tujuan diselanggarakannya acara yang akan
diberinya dana atau fasilitas tertentu dalam rangka sponsor tersebut
b. Memilih aspek atau bidang kegiatan yang sekiranya paling
sesuai dengan tujuan tujuan acara itu maupun kepentingan kepentingan pihak
penyedia sponsor itu sendiri
c. Memastikan bahwa total biaya atau dana yang harus
ditanggungnya sesuai dengan tujuan yang hendak ia raih.
5. Tujuan Tujuan Humas dari Sponsor
a. Menciptakan atau mempertahankan nama baik, salah satu
tugas utama humas adalah membangun nama baik perusahaan, baik di tingkat lokal,
nasional maupun internasional.
b. Membangun citra perusahaan (lembaga)
c. Mengakrabkan nama perusahaan
d. Merangsang minat para wartawan untuk datang meliput.
6. Evaluasi Hasil pensponsoran
Berhasil atau tidaknya dari sebuah pensponsoran bisa
diukur berdasarkan metode tertentu seperti berikut :[12]
a. Memantau liputan media
b. Dengan menggunakan teknik teknik riset pasar, yang dapat
merekam situasi pasar sebelum, selama, dan sesudah pensponsoran itu dilakukan,
untuk melihat apakah tujuan tujuannya dapat tercapai.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Untuk
mengembangkan dan memajukan sebuah lembaga pendidikan sangat dibutuhkan subuah
wadah yang akan mempromosikan lembaga kita kepada khalayak banyak dan
menjadikan sekolah kita dapat mencapai tujuan yang telah di tentukan dengan
jangka waktu yang sudah di tentukan pula.
Adapaun wadah tersebut adalah Humas Eksternal
yang memiliki beberapa komponen dalam mendukung proses kegiatan sekolah
tersebut ; seperti jurnal eksternal , media audiovisual, literatur edukatif,
komunikasi lisan, pameran, seminar dan konferensi serta sponsor.
Semua komponen komponen diatas, adalah yang
bergerak memberikan informasi dan dan mencari informasi yang penting dan
berguna untuk khalayak terhadap perkembangan dan kegiatan kegiatan apa saja
yang dilakukan oleh lembaga pendidikan yang kita kelola. Disamping itu juga
dengan adanya humas eksternal ini pula dapat di jadikan sebagai alat untuk
mengetahui seberapa besar masyarakat meminati atau menyukai lembaga pendidikan
kita. Tentunya itu semua juag tidak terlepas dengan komponen komponen lainnya
yang juga memiliki tujuan yang sama, dalam memajukan dan mengembangkan lembaga
pendidikan kita.
Karena sudah jelas dan tidak dapat kita
hindari bahwa semua lembaga akan dan pasti berhubungan dengan pihak pihak yang
ada di luar dan bahkan harus menjalin keharmonisan dengan lembaga itu dalam
kemajuan bersama.
DAFTAR PUSTAKA
Anggoro, M. Linggar. Teori dan
Profesi Kehumasan serta Aplikasinya di Indonesia. (Jakarta: Bumi
Aksara)
 |
Tidak ada komentar:
Posting Komentar